Choisir la bonne imprimante, c'est non seulement optimiser vos dépenses, mais également booster votre communication interne. Une communication interne efficace est le pilier d’une entreprise performante, elle contribue à l’engagement des employés, à la productivité et à la consolidation de la culture d'entreprise. Or, l'imprimante, bien que souvent reléguée au second plan, reste un outil essentiel de cette communication pour de nombreuses entreprises.
Face à un marché vaste et complexe, il est facile de se perdre et de faire un choix inadapté. Le choix d'une imprimante doit donc être guidé par une analyse précise des exigences spécifiques de communication interne de votre entreprise.
Diagnostic des besoins de communication interne : la fondation du choix
Avant de vous lancer dans la recherche d'une imprimante, il est crucial de réaliser un diagnostic précis de vos exigences en communication interne. Cette étape permettra de définir les caractéristiques essentielles de l'imprimante idéale pour votre entreprise. Une bonne compréhension de vos exigences actuelles et futures est essentielle pour un investissement judicieux et pour éviter des coûts inutiles à long terme. Analyser les volumes d'impression, les types de documents et les exigences de sécurité est la clé d’un choix optimal.
Analyse des volumes d'impression
L'analyse des volumes d'impression est un point de départ indispensable. Évaluez le volume mensuel moyen, en distinguant les impressions en noir et blanc de celles en couleur. Identifiez les périodes de pics d'impression, souvent liées aux périodes de reporting ou à des événements internes. Déterminez quels services sont les plus consommateurs d'impressions, tels que les ressources humaines, le marketing ou la finance. Cette analyse permettra de dimensionner correctement l'imprimante et d'éviter les goulots d'étranglement.
- Volume mensuel moyen (noir et blanc vs couleur).
- Pics d'impression (périodes de reporting, événements internes...).
- Identifier les services les plus consommateurs (ressources humaines, marketing, finance...).
Pour une analyse précise, utilisez un outil de gestion des impressions existant si vous en avez un. Ces outils permettent de collecter des données détaillées sur les volumes d'impression, les utilisateurs et les types de documents imprimés. Si vous n'avez pas d'outil de gestion des impressions, mettez en place une méthode simple de suivi manuel, par exemple un tableur partagé où les employés enregistrent leurs impressions.
Types de documents imprimés
Le type de documents que vous imprimez régulièrement influence également le choix de l'imprimante. Déterminez si vous imprimez principalement des documents bureautiques courants tels que des notes de service, des rapports ou des emails. Évaluez si vous avez besoin d'imprimer des documents graphiques de haute qualité, tels que des affiches, des flyers ou des supports de formation. Prenez en compte les formats spécifiques dont vous avez besoin, tels que les étiquettes, les enveloppes ou les cartes de visite. La connaissance précise de ces types de documents vous guidera vers la technologie d'impression la plus adaptée (imprimante laser vs jet d'encre).
- Documents bureautiques courants (notes de service, rapports, emails...).
- Documents graphiques (affiches, flyers, supports de formation...).
- Formats spécifiques (étiquettes, enveloppes, cartes de visite...).
Pour affiner cette analyse, créez une typologie des documents internes les plus courants et catégorisez-les selon leurs exigences en termes de couleur, de qualité et de grammage du papier. Cela vous aidera à identifier les besoins spécifiques de votre entreprise et à choisir une imprimante capable de les satisfaire.
Besoins de sécurité et de confidentialité
La sécurité et la confidentialité des documents imprimés sont des aspects cruciaux, surtout si votre entreprise manipule des informations sensibles. Déterminez si vous imprimez régulièrement des documents contenant des informations confidentielles ou des données personnelles. Évaluez la nécessité d'une impression sécurisée, avec des fonctionnalités telles que des codes PIN, des badges ou une authentification. Il est impératif de se conformer aux réglementations en vigueur en termes de sécurité des documents imprimés, notamment le RGPD.
- Documents sensibles (informations confidentielles, données personnelles...).
- Nécessité d'impression sécurisée (codes PIN, badges, authentification...).
Proposez des solutions techniques pour garantir la sécurité impression documents, telles que l'impression sécurisée avec authentification par badge, le chiffrement des données ou la suppression automatique des travaux d'impression après un certain temps. Intégrer ces mesures de sécurité dès le choix de l'imprimante est un investissement judicieux pour protéger les informations sensibles de votre entreprise.
Distribution des imprimantes : centralisée vs. décentralisée
Le choix entre une distribution centralisée ou décentralisée des imprimantes est une décision stratégique qui impacte l'efficacité de votre communication interne. Une distribution centralisée implique un nombre limité d'imprimantes, souvent multifonctions, situées dans des zones communes. Une distribution décentralisée signifie que chaque service ou équipe dispose de sa propre imprimante de bureau. Chaque modèle a ses avantages et ses inconvénients, et le choix dépendra de la taille de votre entreprise, de son organisation et de ses exigences spécifiques.
- Avantages et inconvénients de chaque modèle.
- Impact sur la gestion des consommables, la maintenance et la sécurité.
Un modèle hybride peut être une solution intéressante, combinant les avantages des deux approches. Vous pouvez opter pour des imprimantes centralisées pour les gros volumes et les impressions sensibles, et des imprimantes de bureau pour les besoins ponctuels et les petites équipes. Ce modèle permet d'optimiser les coûts tout en garantissant la disponibilité des imprimantes pour tous les employés.
Besoins de mobilité et d'accessibilité
La mobilité et l'accessibilité sont devenues des préoccupations majeures dans le monde du travail moderne. Assurez-vous que l'imprimante que vous choisissez permet l'impression depuis des appareils mobiles tels que des smartphones et des tablettes. Vérifiez la compatibilité avec les différents systèmes d'exploitation, tels que Windows, macOS, iOS et Android. L'intégration avec les outils de collaboration et de communication interne, tels que Slack ou Microsoft Teams, peut faciliter l'impression de documents partagés.
- Impression depuis des appareils mobiles (smartphones, tablettes).
- Compatibilité avec les différents systèmes d'exploitation (Windows, macOS, iOS, Android).
Envisagez l'intégration de l'imprimante avec les outils de collaboration et de communication interne (Slack, Microsoft Teams, etc.) pour faciliter l'impression de documents partagés directement depuis ces plateformes. Cela simplifie les flux de travail et améliore la productivité des employés, notamment ceux en déplacement.
Les différentes technologies d'impression : forces et faiblesses
Le marché des imprimantes propose différentes technologies, chacune ayant ses propres forces et faiblesses. Il est important de comprendre les caractéristiques de chaque technologie pour faire un choix éclairé. Les technologies les plus courantes sont le laser et le jet d'encre, mais il existe également les imprimantes multifonctions et les imprimantes spécialisées. Le choix de la technologie dépendra de vos besoins en termes de volume d'impression, de qualité d'impression, de coût et de fonctionnalités.
Imprimantes laser
Les imprimantes laser utilisent un faisceau laser pour transférer l'image sur un tambour, qui est ensuite recouvert de toner. Le toner est ensuite fusionné sur le papier à l'aide de chaleur. Les imprimantes laser sont réputées pour leur vitesse, leur faible coût par page et leur qualité d'impression pour le texte. Elles sont particulièrement adaptées aux entreprises ayant des volumes d'impression importants et privilégiant l'impression de documents texte. Cependant, elles sont généralement plus coûteuses à l'achat, plus encombrantes et consomment plus d'électricité que les imprimantes jet d'encre.
- Fonctionnement.
- Avantages : Vitesse, coût par page faible, qualité d'impression pour le texte.
- Inconvénients : Coût initial plus élevé, encombrement, consommation électrique.
Il est important de différencier les imprimantes laser monochrome des imprimantes laser couleur. Les imprimantes laser monochrome sont idéales pour l'impression de documents texte en grande quantité, tandis que les imprimantes laser couleur sont plus adaptées à l'impression de documents graphiques et de présentations. Les évolutions technologiques, telles que le laser LED, ont permis d'améliorer la qualité d'impression et de réduire la consommation d'énergie des imprimantes laser. C'est un point à considérer pour optimiser impression entreprise.
Imprimantes jet d'encre
Les imprimantes jet d'encre projettent de minuscules gouttelettes d'encre sur le papier pour former l'image. Elles sont généralement moins coûteuses à l'achat qu’une imprimante multifonction professionnelle, offrent une meilleure qualité d'impression photo et sont plus compactes. Elles sont idéales pour les entreprises ayant des besoins occasionnels d'impression photo ou graphique. Cependant, elles sont plus lentes, ont un coût par page plus élevé et sont sensibles à l'humidité.
- Fonctionnement.
- Avantages : Coût initial plus faible, meilleure qualité d'impression photo, plus compactes.
- Inconvénients : Vitesse plus lente, coût par page plus élevé, sensibilité à l'humidité.
Il existe différents types d'encre, tels que l'encre pigmentée et l'encre à colorants. L'encre pigmentée offre une meilleure résistance à l'eau et à la lumière, ce qui la rend idéale pour les documents d'archive. L'encre à colorants offre des couleurs plus vives, mais elle est moins résistante. Les systèmes de réservoirs d'encre rechargeables (EcoTank, MegaTank) permettent de réduire considérablement le coût par page et sont une option intéressante pour les entreprises qui impriment en grande quantité.
Imprimantes multifonctions (MFP)
Les imprimantes multifonctions (MFP) combinent plusieurs fonctionnalités en un seul appareil, notamment l'impression, la copie, la numérisation et le fax. Elles offrent un gain de place considérable et simplifient les flux de travail. Une imprimante multifonction professionnelle peut centraliser les tâches et optimiser l'espace de bureau. Cependant, elles présentent une dépendance à un seul appareil pour plusieurs fonctions, ce qui peut être problématique en cas de panne.
- Fonctionnalités (impression, copie, numérisation, fax).
- Avantages : Gain de place, simplification des flux de travail.
- Inconvénients : Dépendance à un seul appareil pour plusieurs fonctions.
La fonction de numérisation est particulièrement importante pour la dématérialisation des documents et l'archivage électronique. Les fonctionnalités avancées de numérisation, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'envoi vers le cloud, permettent d'automatiser les processus et d'améliorer la productivité.
Alternatives : imprimantes spécialisées
Dans certains cas, des imprimantes spécialisées peuvent répondre à des besoins spécifiques de communication interne. Les imprimantes d'étiquettes sont idéales pour l'impression d'étiquettes d'expédition, d'étiquettes de produits ou d'étiquettes d'identification. Les imprimantes grand format sont utilisées pour l'impression d'affiches, de plans et de supports de communication visuels. Les imprimantes 3D permettent de réaliser des prototypes et d'imprimer des objets pour les équipes de R&D.
- Imprimantes d'étiquettes.
- Imprimantes grand format (pour affiches et plans).
- Imprimantes 3D (pour prototypage et impression d'objets).
Évaluez si ces alternatives pourraient répondre à des besoins spécifiques de communication interne. Par exemple, une entreprise industrielle pourrait avoir besoin d'imprimer des étiquettes pour l'inventaire, tandis qu'une agence de communication pourrait utiliser une imprimante grand format pour créer des affiches publicitaires.
Critères de choix déterminants : au-delà du prix
Le prix est un facteur important dans le choix d'une imprimante, mais il ne doit pas être le seul critère. Le coût total de possession (TCO), la performance, la connectivité, la facilité d'utilisation et l'impact environnemental sont des éléments essentiels à prendre en compte. Un choix basé uniquement sur le coût impression entreprise peut entraîner des dépenses imprévues et une performance insatisfaisante à long terme.
Coût total de possession (TCO)
Le coût total de possession (TCO) prend en compte tous les coûts liés à l'utilisation d'une imprimante sur une période donnée, généralement de 3 à 5 ans. Il inclut le prix d'achat, le coût des consommables (toner/encre, papier, pièces détachées), le coût de la maintenance (contrat de maintenance, interventions ponctuelles) et la consommation électrique. Une imprimante moins chère à l'achat peut s'avérer plus coûteuse à long terme si ses consommables sont chers ou si elle nécessite des interventions de maintenance fréquentes.
| Élément de coût | Exemple (par an) |
|---|---|
| Prix d'achat amorti | 200 € |
| Consommables (toner/encre) | 500 € |
| Maintenance | 100 € |
| Consommation électrique | 50 € |
| Total | 850 € |
Pour calculer le TCO, estimez le coût de chaque élément sur la période considérée. Proposez un tableau comparatif simple pour comparer le TCO de différentes imprimantes. Le TCO est un indicateur clé pour évaluer la rentabilité d'un investissement dans une imprimante.
Performance
La performance d'une imprimante se mesure en termes de vitesse d'impression (pages par minute), de résolution d'impression (DPI), de temps de première impression et de capacité du bac à papier. Une imprimante rapide et performante permet d'améliorer la productivité des employés et de réduire les temps d'attente. La capacité du bac à papier doit être adaptée aux volumes d'impression de votre entreprise pour éviter de devoir le recharger trop souvent.
| Caractéristique | Importance |
|---|---|
| Vitesse d'impression (ppm) | Élevée pour les gros volumes |
| Résolution (DPI) | Importante pour les documents graphiques |
| Capacité du bac à papier | Adaptez-la à vos besoins |
Considérez le "temps d'utilisation réelle" de l'imprimante et l'impact des temps d'attente sur la productivité des employés. Une imprimante qui met du temps à démarrer ou qui est souvent en panne peut engendrer des pertes de temps importantes.
Connectivité et compatibilité
La connectivité et la compatibilité sont des critères importants pour intégrer l'imprimante dans votre infrastructure informatique existante. Vérifiez la connectivité réseau (Ethernet, Wi-Fi) et la compatibilité avec les protocoles d'impression (AirPrint, Google Cloud Print). Assurez-vous que l'imprimante est compatible avec les systèmes d'authentification que vous utilisez (Active Directory). Une bonne connectivité facilite l'impression depuis différents appareils et simplifie l'administration de l'imprimante.
Facilité d'utilisation et d'administration
Une imprimante facile à utiliser et à administrer simplifie la vie des employés et des responsables IT. Recherchez une interface utilisateur intuitive, un panneau de contrôle clair et facile à utiliser et des outils de gestion à distance. Une imprimante facile à utiliser réduit le besoin de formation et limite les problèmes techniques.
Impact environnemental
L'impact environnemental est un critère de plus en plus important pour les entreprises. Privilégiez les imprimantes à faible consommation d'énergie (certification Energy Star) et celles qui utilisent des matériaux recyclés. Vérifiez si le fabricant propose des programmes de recyclage des consommables. Encouragez les employés à adopter des pratiques d'optimisation impression entreprise responsables, telles que l'impression recto verso et la réduction de la taille de la police.
Solutions d'impression gérées (MPS)
Pour les entreprises de plus grande taille, les solutions d'impression gérées (Managed Print Services ou MPS) peuvent représenter une option intéressante. Ces solutions consistent à externaliser la gestion du parc d'imprimantes à un prestataire spécialisé, qui se charge de la maintenance, de la fourniture des consommables et du suivi des coûts. Les avantages des MPS sont nombreux : réduction des coûts, amélioration de la productivité, simplification de la gestion du parc et optimisation de la sécurité. Cependant, les MPS peuvent également présenter des inconvénients, tels qu'une perte de contrôle sur le parc d'imprimantes et une dépendance vis-à-vis du prestataire.
Avant de choisir une solution MPS, il est important d'évaluer attentivement vos besoins et de comparer les différentes offres disponibles sur le marché. Assurez-vous que le prestataire propose un niveau de service adapté à vos exigences et que le contrat est transparent et clair en termes de coûts et de responsabilités. Une solution MPS bien mise en œuvre peut vous permettre de réaliser des économies importantes et d'améliorer l'efficacité de votre communication interne.
Aspects légaux (RGPD) et sécurité impression documents
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations strictes en matière de protection des données personnelles, y compris les informations contenues dans les documents imprimés. Il est donc essentiel de prendre des mesures pour garantir la sécurité impression documents et éviter toute violation du RGPD. Cela peut passer par la mise en place de procédures d'impression sécurisée (authentification par badge, code PIN), la destruction des documents confidentiels après utilisation et la sensibilisation des employés aux bonnes pratiques en matière de protection des données.
Il est également important de choisir une imprimante qui offre des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement des données, la protection contre les accès non autorisés et le suivi des impressions. En respectant les exigences du RGPD et en mettant en place des mesures de sécurité appropriées, vous pouvez protéger les informations sensibles de votre entreprise et éviter les sanctions financières.
Considération du type de papier et coût impression entreprise
Le choix du papier a un impact significatif sur la qualité d'impression, le coût et l'impact environnemental. Il existe différents types de papiers, chacun ayant des caractéristiques spécifiques en termes de grammage, de blancheur, de texture et de finition. Le choix du papier dépendra du type de documents que vous imprimez et de l'image que vous souhaitez projeter. Pour les documents bureautiques courants, un papier standard de 80 g/m² peut suffire. Pour les documents graphiques ou les présentations, un papier plus épais et plus blanc offrira une meilleure qualité d'impression.
Il est également important de prendre en compte l'impact environnemental du papier. Privilégiez les papiers recyclés ou certifiés FSC (Forest Stewardship Council), qui garantissent une gestion durable des forêts. En optimisant votre choix de papier, vous pouvez réduire votre coût impression entreprise et minimiser votre impact sur l'environnement.
Cas pratiques : choisir l'imprimante idéale selon le contexte
Le choix de l'imprimante idéale dépend du contexte spécifique de votre entreprise. Une petite entreprise aura des besoins différents d'une grande entreprise. Voici quelques cas pratiques pour illustrer comment choisir l'imprimante la plus adaptée à votre situation.
Petite entreprise (moins de 20 employés)
Une petite entreprise a généralement besoin d'une imprimante multifonction compacte et économique, principalement pour des documents bureautiques. Un modèle jet d'encre avec des réservoirs rechargeables peut être un bon choix, car il offre un bon rapport qualité-prix et un faible coût par page. La connectivité Wi-Fi est essentielle pour permettre l'impression depuis différents appareils.
Entreprise de taille moyenne (20-100 employés)
Une entreprise de taille moyenne a besoin d'une imprimante laser robuste et performante, avec des fonctionnalités de sécurité avancées et une bonne gestion des volumes d'impression. Un modèle multifonction avec un chargeur automatique de documents est un atout pour la numérisation. La connectivité réseau et la compatibilité avec les systèmes d'authentification sont indispensables.
Grande entreprise (plus de 100 employés)
Une grande entreprise nécessite une flotte d'imprimantes gérée centralement, avec des solutions de suivi des impressions et de contrôle des coûts. Les imprimantes laser sont généralement privilégiées pour leur vitesse et leur faible coût par page. Les solutions d'impression gérées (MPS) permettent d'externaliser la gestion de la flotte d'imprimantes et de réduire les coûts. Envisager des solutions d'externalisation de l'impression permettrait un gain de temps considérable pour le service IT, et assurerait le bon fonctionnement du parc d'imprimantes.
Choisir la bonne imprimante pour une communication interne réussie
Choisir l'imprimante idéale pour votre entreprise nécessite une analyse approfondie de vos besoins en communication interne, une compréhension des différentes technologies d'impression et une prise en compte des critères de choix déterminants au-delà du prix. Prenez le temps d'évaluer les différentes options disponibles sur le marché avant de prendre votre décision.
N'hésitez pas à demander conseil à des experts, à comparer les offres de différents fabricants et à tester les imprimantes avant de prendre votre décision. En investissant dans une imprimante adaptée à vos exigences, vous optimiserez vos dépenses d'impression, améliorerez la productivité de vos employés et renforcerez votre communication interne. Une communication interne efficace est un facteur clé de succès pour toute entreprise, et le choix de la bonne imprimante peut y contribuer de manière significative.